Zo richt je Tooltagger in

In welke volgorde richt je Tooltagger in?

Begin bij je categorieën, niet bij je tools. Een categorie bepaalt op welke punten er gekeurd wordt en hoe lang een keuring geldig blijft. Maak je eerst tweehonderd tools aan en pas daarna de categorieën, dan moet je bij elke tool terug om hem in te delen.

De volgorde hieronder kost je een uur en je hoeft daarna niets over te doen. Wil je eerst zien hoe het eruitziet zonder zelf iets in te vullen: onder Account staat Demodata toevoegen. Dat zet een handvol voorbeeldrecords klaar die je later met Alle demodata verwijderen in één keer opruimt — je eigen gegevens blijven staan.

1. Zet je bedrijfsgegevens goed

De bedrijfsnaam die je bij het aanmaken van je account hebt ingevuld, komt op elk keuringsrapport te staan. Controleer hem onder Account, samen met het adres.

Keur je voor anderen, zet dan meteen onder Klantgegevens de optie Beheer tools voor klanten aan. Dat voegt overal een veld Klant toe — bij tools, locaties en keuringen. Doe je dat later, dan staan je eerste tools nog zonder klant en moet je ze alsnog langs.

Werk je met onderaannemers die voor jouw klanten keuren, dan zet je daaronder ook Beheer tools met onderaannemers aan. Zie beheer accountgegevens.

2. Maak je categorieën

Een categorie is een groep materieel dat op dezelfde manier gekeurd wordt: brandblussers, ladders, elektrisch handgereedschap. Houd het aantal klein — vier of vijf categorieën dekken bij de meeste bedrijven alles.

Per categorie hang je één of meer keuringslijsten op. Daarin leg je vast hoe lang een keuring geldig is en welke keuringspunten er afgelopen worden. Dat is het onderdeel waar Tooltagger zijn werk doet: bij een keuring krijgt de keurmeester precies die punten voorgelegd, en met een validatieregel bepaalt Tooltagger zelf of het resultaat goed of fout is.

Lees categorie aanmaken.

3. Maak je locaties

Een locatie is waar het materieel staat: het magazijn, de werkplaats, bus 4. Zonder locaties werkt Tooltagger prima, maar dan kun je niet filteren op waar iets ligt — en dat is precies wat je wilt weten als er iets verlopen is.

Keur je voor klanten, dan koppel je een locatie aan een klant. Kies je daarna bij een tool een klant, dan houdt Tooltagger alleen de locaties van díe klant over. Zie locatie aanmaken en locatie koppelen.

4. Voeg je klanten en keuringsbedrijven toe

Deze stap sla je over als je alleen je eigen materieel beheert.

• Klant aanmaken — voor wie je keurt
• Keuringsbedrijf aanmaken — wie er voor jou keurt

5. Zet je materieel erin

Nu pas de tools. Twee wegen:

Met de hand, als je er een paar tientallen hebt. Elke tool krijgt een Code — dat is het enige verplichte veld en meteen de identificatiecode waarmee je scant. Zie tool aanmaken.

Via een CSV, als je uit een ander pakket of uit Excel komt. In het importscherm download je een template met de juiste kolommen, en Tooltagger maakt ontbrekende categorieën, locaties en klanten tijdens de import zelf aan. Zie tools importeren.

Print daarna de QR-stickers en plak ze op het materieel. Wie de code scant, ziet zonder in te loggen of de keuring nog geldig is.

6. Voeg je collega’s toe

Wie welk deel van het materieel beheert, leg je vast met toolbeheerders. Zo iemand hoeft geen inlog te hebben: geef je hem een e-mailadres, dan krijgt hij automatisch bericht als zijn tools bijna verlopen. Zie beheerder aanmaken.

Moeten collega’s zelf in Tooltagger werken, dan maak je gebruikersaccounts aan. De basisrol bepaalt waar iemand bij mag — een keurmeester ziet iets anders dan een contactpersoon van een klant.

7. Keur je eerste materieel

Nu klopt de inrichting en kun je aan het werk.

Eén tool keur je vanaf de toolpagina met de knop Nieuwe Keuring. Zie tool keuren.

Een hele ronde in één keer doe je met een bulkkeuring: je maakt hem aan, voegt de tools toe, en keurt ze per stuk of allemaal tegelijk goed. Zie bulkkeuring aanmaken en resultaten invullen.

Keur je met een NEN 3140-testapparaat, dan lees je de resultaten in plaats van ze over te typen. Zie NEN 3140 keuringen importeren.

Wat je in de eerste veertien dagen nog kunt doen

De proefperiode duurt veertien dagen en je hebt daarin alle Premium-functies. Dat is de tijd om uit te proberen wat je daarna wel of niet afneemt:

• Rapporten in je eigen huisstijl. Het standaardrapport is bruikbaar, maar met je eigen logo en indeling ziet je klant een rapport van jou. Zie inspectierapport in jouw huisstijl.
• De modules. Reserveringen, Voorraad, Whitelabel branding en de API zet je los aan en uit, elk met een eigen maandprijs. Zie beheer jouw abonnement.
• Een koppeling met je eigen systeem, via een API-sleutel.

Kom je er niet uit? Bel of mail ons — we kijken desnoods even met je mee.