Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Tooltagger B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die op deze website en in ons eigen klantenbestand worden verwerkt.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet verplicht. Vragen over privacy komen binnen op het adres hierboven.

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken we:

• Contactgegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie.
• Accountgegevens — je gebruikersnaam, een versleuteld wachtwoord, je rol en je instellingen.
• Gebruiksgegevens — inlogmomenten, welke onderdelen je gebruikt en foutmeldingen, om de applicatie te kunnen ondersteunen en verbeteren.
• Facturatie- en betaalgegevens — factuuradres, btw-nummer, betaalhistorie, en voor de automatische incasso het rekeningnummer en het incassomandaat. Bij een eenmanszaak of vof zijn die gegevens persoonsgegevens.
• Correspondentie — wat je ons mailt, vraagt via support of bespreekt tijdens een demo.
• Technische gegevens — IP-adres, browsertype en tijdstip, vastgelegd in serverlogs.

3. Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen, en we verkopen ze niet door.

4. Gegevens die jij in Tooltagger zet

Zet je zelf persoonsgegevens in de applicatie — bijvoorbeeld de namen van je keurmeesters of van contactpersonen bij je klanten — dan ben jij daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wat wij daarmee wel en niet mogen doen, staat in de verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring gaat daar niet over.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens — zolang je account actief is, en daarna tot maximaal drie maanden na beëindiging, zodat je nog kunt exporteren.
• Facturatiegegevens — zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Correspondentie — maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Serverlogs — maximaal zes maanden.
• Proefaccounts die niet worden omgezet — maximaal zes maanden na afloop van de proefperiode.

6. Met wie we gegevens delen

We schakelen andere partijen in om de dienst te kunnen leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Dit zijn onze subverwerkers:

Daarnaast verstrekken we gegevens als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op vordering van een bevoegde autoriteit.

7. Doorgifte buiten de EER

We houden gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Waar een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit — zoals het EU-VS Data Privacy Framework — of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar dat nodig is.

8. Hoe we gegevens beveiligen

• Verkeer tussen jouw apparaat en onze servers is versleuteld met TLS.
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, niet leesbaar.
• Toegang tot productiesystemen is beperkt tot medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben.
• We maken periodiek back-ups en testen of die terug te zetten zijn.
• We houden bij wie wanneer welke wijziging in een dossier heeft gemaakt.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Mail dan contact@tooltagger.com. We reageren binnen één werkdag.

9. Cookies en meten

Deze website plaatst zelf geen tracking- of advertentiecookies. Wel gebruiken we functionele opslag die nodig is om de site te laten werken.

Op de pagina demo aanvragen staat een agenda van HubSpot, waarin je zelf een tijdslot kiest. Die agenda laadt zodra je naar dat deel van de pagina scrollt. HubSpot bewaart daarbij gegevens op je apparaat en maakt een kenmerk aan waaraan het jouw bezoek herkent. Dat gebruikt HubSpot om te meten hoe de agenda gebruikt wordt en om een gemaakte afspraak aan jou te koppelen. Wil je dat niet, plan de afspraak dan telefonisch of per e-mail — dat werkt net zo goed.

Voor onze websitestatistieken gebruiken we Plausible, een Europese dienst die zonder cookies werkt. Er wordt niets op je apparaat opgeslagen en er wordt geen profiel van je opgebouwd. Plausible gebruikt je IP-adres en browsergegevens alleen om er direct een code van te maken die elke dag verandert en niet naar jou terug te leiden is; het IP-adres zelf wordt niet bewaard. We zien daardoor hoeveel mensen een pagina bezoeken, via welke bron ze binnenkomen en of er op een knop als ‘Start 14 dagen gratis’ wordt geklikt — niet wie je bent. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie.

Op deze website staan geen advertentiepixels. In de applicatie op appv2.tooltagger.com laden we wel een advertentietag van Google Ads. Daarmee meten we welke advertentie ertoe heeft geleid dat iemand een proefaccount aanmaakt. Die tag plaatst cookies van Google en valt daarmee onder toestemming; Google Ireland Limited is daarbij onze subverwerker. Wil je dit niet, dan kun je advertentiecookies in je browser blokkeren — de applicatie blijft gewoon werken.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat over te dragen;
• gegeven toestemming op elk moment weer in te trekken.

Stuur je verzoek naar contact@tooltagger.com. We reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde verstrekken, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.

11. Klacht indienen

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als je het eerst bij ons probeert.

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de regelgeving daarom vraagt. De datum bovenaan laat zien wanneer we dat voor het laatst hebben gedaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we actieve klanten per e-mail.

Vragen over dit document? Mail contact@tooltagger.com of bel 0413 – 410 420.