Het Udense keuringsbedrijf Derksen Inspectie en Advies voert maandelijks meer dan 200 keuringen uit voor hun industriële klanten. Tot voor kort betekende dit eindeloos administratief werk. Nu, met een slimme aanpak, bespaart het bedrijf ruim 40 uur per maand. We spraken met Ronnie van der Heijden, eigenaar van Derksen Inspectie en Advies, over deze indrukwekkende transformatie.
De uitdaging: groeipijn door succes
Vijf jaar geleden begon Ronnie als zelfstandig keurmeester. Zijn expertise en klantvriendelijke aanpak sloegen aan – zo goed zelfs, dat zijn eenmanszaak uitgroeide tot een bedrijf met vier inspecteurs.
“Die groei was geweldig,” vertelt Ronnie, “maar de administratieve last groeide nog harder. We werkten met Excel-lijsten, papieren formulieren en een overvolle mailbox. Elke avond was ik nog uren bezig met het uitwerken van rapporten.”
De grootste uitdagingen waar Derksen Inspectie en Advies tegenaan liep:
- Inspecteurs die dagelijks 2-3 uur kwijt waren aan administratie
- Regelmatig zoekgeraakte formulieren
- Vertraagde facturatie door administratieve achterstanden
- Moeizame planning van herkeuringen
- Stijgende werkdruk bij het secretariaat
Het omslagpunt
De situatie werd kritiek toen een belangrijke klant dreigde over te stappen naar een concurrent. “Ze waren tevreden over onze keuringen, maar vonden onze administratieve afhandeling te traag. Dat was voor mij het moment om het roer om te gooien.” aldus Ronnie.
De oplossing: digitalisering met focus
Derksen Inspectie en Advies koos voor een gefaseerde aanpak:
Fase 1: Digitale registratie (Week 1-2)
- Uitrol van tablets voor alle inspecteurs
- Directe digitale invoer tijdens keuringen
- Automatische aanmaak van certificaten
Fase 2: Workflowoptimalisatie (Week 3-4)
- Invoering van gestandaardiseerde werkprocessen
- Automatische herinneringen voor herkeuringen
- Digitaal klantportaal voor certificaten
Fase 3: Teamtraining (Week 5-6)
- Training voor alle medewerkers
- Opstellen van nieuwe werkprocedures
- Feedback-sessies voor optimalisatie
De resultaten: meer dan alleen tijdwinst
Na zes maanden waren de resultaten duidelijk meetbaar:
Tijdsbesparing:
- 40 uur administratieve tijd per maand
- 70% snellere certificaatverwerking
- 45 minuten besparing per inspecteur per dag
Financiële impact:
- 25% meer omzet door extra keuringscapaciteit
- 30% lagere administratieve kosten
- ROI positief binnen 4 maanden
Klanttevredenheid:
- Net Promoter Score gestegen van 7,1 naar 8,9
- 60% minder vragen over certificaatstatus
- 90% van de klanten gebruikt het klantportaal actief
“Het mooiste is dat we nu écht tijd hebben voor onze klanten. Geen gestress meer met papierwerk, maar ruimte voor persoonlijk contact en vakmanschap.” – Ronnie van der Heijden
De aanpak ontrafeld: zo pak je het aan
Ronnie van der Heijden deelt zijn belangrijkste lessen:
1. Begin klein
“We zijn bewust met één inspecteur begonnen. Zijn positieve ervaring maakte de rest enthousiast.”
2. Investeer in training
“Neem de tijd om iedereen mee te krijgen. Weerstand komt vaak voort uit onzekerheid.”
3. Luister naar je team
“Onze inspecteurs kwamen met geweldige verbeterideeën. Zij weten als geen ander wat werkt in de praktijk.”
4. Communiceer met klanten
“We hebben onze klanten vroeg betrokken bij de digitale transformatie. Hun feedback was waardevol.”
Toekomstplannen
Derksen Inspectie en Advies rust niet op haar lauweren. Ronnie: “We zien nog volop kansen voor verdere optimalisatie. Denk aan:
- Integratie met klant-systemen
- Predictieve planning van keuringen
- Mobiele app voor klanten
- Data-analyse voor preventief onderhoud
Zelf aan de slag?
Ronnie’s advies voor andere keuringsbedrijven:
- Breng je huidige situatie in kaart
- Meet je administratieve tijd
- Identificeer knelpunten
- Bereken de kosten
- Maak een realistische planning
- Kies een haalbare eerste stap
- Betrek je team vroeg in het proces
- Bouw in kleine stappen
- Kies de juiste tools
- Focus op gebruiksgemak
- Let op schaalbaarheid
- Vraag naar ervaringen van collega-bedrijven
“De switch naar digitaal werken was de beste beslissing die we als bedrijf hebben genomen. Niet alleen vanwege de tijdsbesparing, maar vooral omdat we nu weer focussen op waar we goed in zijn: hoogwaardige keuringen uitvoeren.” Ronnie van der Heijden
