Je kent het vast: na een lange dag keuringen uitvoeren wacht er nog een berg administratie. Rapporten uitwerken, certificaten aanmaken, klanten informeren – voor je het weet ben je nog uren bezig.
Uit ons recente onderzoek onder Nederlandse keuringsbedrijven blijkt dat inspecteurs gemiddeld 2,5 uur per dag besteden aan administratieve taken. In dit artikel delen we concrete methoden om deze tijd drastisch te verminderen.
De échte kosten van administratief werk
Laten we eerst eens rekenen. Die 2,5 uur per dag betekent:
- 12,5 uur per werkweek
- 50 uur per maand
- 600 uur per jaar
Met een gemiddeld commercieel uurtarief van €85,- kost dit je bedrijf dus ruim €50.000 per jaar. Per inspecteur. Tijd die je niet kunt besteden aan het uitvoeren van keuringen of het werven van nieuwe klanten.
Waar gaat al die tijd naartoe?
Bij Tooltagger werken we al meer dan 10 jaar samen met keuringsbedrijven. De grootste tijdvreters die we tegenkomen zijn:
1. Handmatige gegevensinvoer (45 minuten per dag)
- Het invullen van papieren formulieren
- Overtypen van gegevens in verschillende systemen
- Handmatig aanmaken van certificaten en keuringsrapporten
2. Zoeken naar informatie (30 minuten per dag)
- Oude keuringsrapporten terugvinden
- Zoeken naar klantgegevens
- Uitzoeken wanneer vervolgkeuringen nodig zijn
3. Klantcommunicatie (45 minuten per dag)
- Herinneringen sturen voor vervolgkeuringen
- Certificaten en keuringsrapporten mailen
- Vragen beantwoorden over keuringsstatus
4. Planning en agenda beheer (30 minuten per dag)
- Handmatig inplannen van keuringen
- Afstemmen van beschikbaarheid
- Routeplanning optimaliseren
De oplossing: slim digitaliseren
Het goede nieuws? Met de juiste aanpak kun je minimaal 2 uur per dag besparen. Zo pak je het aan:
1. Digitaal registreren ter plaatse
“Sinds we ter plekke digitaal registreren, hoef ik ’s avonds geen formulieren meer uit te werken. Dit scheelt me zeker anderhalf uur per dag.” – Johan van der Berg, Keurmeesters Nederland
Concrete tijdwinst: 45-60 minuten per dag
- Direct digitaal invoeren tijdens de keuring
- Automatische aanmaak van certificaten
- Geen dubbel werk meer
2. Automatische klantcommunicatie
Concrete tijdwinst: 30-45 minuten per dag
- Automatische herinneringen voor vervolgkeuringen
- Direct versturen van certificaten
- Klantportaal voor inzage in keuringsstatus
3. Slim plannen
Concrete tijdwinst: 20-30 minuten per dag
- Geautomatiseerde routeplanning
- Slimme clustering van keuringen
- Directe synchronisatie met je agenda
4. Centraal informatiesysteem
Concrete tijdwinst: 15-20 minuten per dag
- Alle informatie op één plek
- Direct inzicht in keuringshistorie
- Snelle toegang tot klantgegevens
Praktijkvoorbeeld: Van der Meer Keuringen
Peter van der Meer runt een keuringsbedrijf met drie inspecteurs. Hij vertelt:
“Voorheen waren mijn mensen dagelijks zo’n twee tot drie uur kwijt aan administratie. Sinds we zijn overgestapt op een digitaal systeem, is dit teruggebracht naar ongeveer 30 minuten per dag. Die vrijgekomen tijd gebruiken we nu voor extra keuringen en betere klantservice.”
Resultaten na 3 maanden:
- 80% minder administratietijd
- 40% meer keuringen per week
- 95% snellere certificaatverwerking
- Klanttevredenheid gestegen van 7,2 naar 8,8
Aan de slag: jouw stappenplan
- Week 1: Breng je huidige tijdsbesteding in kaart
- Monitor een week lang je administratieve taken
- Noteer knelpunten en frustraties
- Bereken de werkelijke kosten
- Week 2-3: Digitaliseer je werkproces
- Kies een geschikt systeem
- Train je team
- Begin met digitaal registreren
- Week 4: Optimaliseer je klantenservice
- Stel automatische herinneringen in
- Introduceer het klantportaal
- Informeer je klanten
De investering waard?
Laten we nogmaals rekenen:
- Huidige kosten: €50.000 per inspecteur per jaar
- Tijdsbesparing: minimaal 75%
- Directe kostenbesparing: €37.500 per inspecteur per jaar
- Extra omzet door meer keuringen: gemiddeld €45.000 per inspecteur per jaar
Totaal voordeel per inspecteur: €82.500 per jaar
Begin vandaag nog
Klaar om ook 2 uur per dag te besparen? Start met deze drie stappen:
- Breng je huidige situatie in kaart
- Bekijk een demo van onze oplossing
- Begin met een gratis proefperiode
